Talento es un ATS diseñado y desarrollado ad-hoc para Salesland, cuyo objetivo principal fue:
Transformar los procesos de selección, formación y contratación en Salesland, simplificando la gestión y dando la posibilidad de manejar grandes volúmenes de perfiles de forma eficiente. Así como, centralizar las operaciones, mejorar la productividad y garantizar una experiencia optimizada tanto para los candidatos como para la organización.
NECESIDAD
Antes de TALENTO, la gestión de los procesos de contratación en Salesland era manual y fragmentada. Los departamentos utilizaban sistemas independientes, lo que dificultaba el análisis y reutilización de datos. Este enfoque aumentaba los tiempos de respuesta y limitaba la capacidad de escalar las operaciones. La compañía necesitaba una solución que integrara todas las etapas del ciclo de vida del empleado en un único sistema, adaptable a las necesidades específicas de cada país y mercado.
METODOLOGÍA Y PROCESO DE DISEÑO
Desde mi rol como Product Designer, lideré el diseño y desarrollo de Talento, aplicando un enfoque centrado en el usuario y basado en la metodología Double Diamond. Esto me permitió abordar el proyecto en cuatro etapas clave: descubrir, definir, desarrollar y entregar, asegurando que cada solución estuviera alineada con las necesidades de negocio y las expectativas de los usuarios.
Investigación y Análisis de Usuarios
Para entender a fondo los requerimientos de los usuarios finales, realicé una amplia investigación que incluyó:
- Entrevistas individuales y por países, abarcando perfiles diversos.
- Focus groups, seleccionando un representante de cada país y departamento clave para cada rol, quienes participaron activamente en las sesiones.
- Encuestas, benchmarking y estudios de arquitectura de la información.
Uno de los mayores desafíos fue unificar los procesos entre países y departamentos que operaban de manera diferente. Esto requería diseñar una herramienta que centralizara las operaciones manteniendo, en la medida de lo posible, las particularidades de cada región. La resistencia al cambio fue significativa, pero se abordó mediante una comunicación abierta y sesiones iterativas de co-creación con los usuarios clave.
Diseño y Prototipado
Cada una de las nuevas funcionalidades del software era conceptualizada primero en flujos de navegación, luego en wireframes y prototipos de baja fidelidad en Figma, para iterar rápidamente con usuarios y stakeholders. Una vez validados, estos prototipos evolucionaban hacia versiones de alta fidelidad, aplicando principios de diseño claro y funcional para garantizar una experiencia intuitiva.
Durante las sesiones de Focus Group, realizadas en Miro, definimos flujos de navegación, prioridades funcionales y arquitecturas de información. Estos ejercicios permitieron alinear expectativas y obtener validaciones tempranas.
Iteraciones y Validación
El diseño del sistema pasó por incontables iteraciones, cada una de las cuales se validó mediante:
- Testing de prototipos interactivos con usuarios finales.
- Feedback constante de usuarios y stakeholders tras cada versión.
- Ajustes basados en datos recogidos de flujos reales.
Por ejemplo, la creación de peticiones de necesidad (vacantes), o las etapas del candidato en nuestros procesos, fueron reiteradas varias veces hasta obtener una funcionalidad completamente adecuada y adaptada a todos los equipos.
Colaboración y Comunicación
Como nexo entre los departamentos de desarrollo, negocio, analítica y usuarios, mantuve un flujo de comunicación constante. Mi papel incluyó:
- La validación de funcionalidades en desarrollo y el testeo de la herramienta.
- Formaciones para usuarios en cada iteración.
- Presentaciones ejecutivas para directivos y creación de memorias para documentar el avance del proyecto.
Principales Retos y Soluciones
El principal desafío técnico y de diseño fue construir un proceso común que integrara las necesidades y estilos de trabajo únicos de cada región. Para superarlo:
- Diseñé soluciones adaptables a las variaciones locales.
- Implementé ejercicios de co-creación y priorización con usuarios para fomentar la adopción.
Esta metodología, centrada en la colaboración, la iteración y el diseño inclusivo, resultó en una herramienta que no solo mejora la productividad, sino que también se adapta a las necesidades reales de la compañía y de sus usuarios.
Solución
A continuación expongo algunas funcionalidades presentes en la plataforma a través de los prototipos Hifi. Para poder verlos, despliega cualquiera de ellas.
Creación de peticiones
Buscador de peticiones
Candidatos en proceso
En estas pantallas podemos ver el listado de candidatos dentro de un proceso, así como el perfil completo del candidato.
Filtros candidatos
Gracias a esta funcionalidad, puedes buscar candidatos concretos, o encontrar al candidato más adecuado según su perfil.
Panel de control
En este apartado los usuarios podían crear nuevos usuarios (empleados), clientes, proyectos…
Impacto y resultados
Talento ha permitido a Salesland integrar sus procesos de selección en 14 países bajo un sistema unificado. Los primeros resultados reflejan:
- Reducción de los tiempos de contratación.
- Mejora en la reutilización de perfiles existentes.
- Incremento de la productividad en la gestión de recursos humanos.
- Creación de un portal de empleo propio que refuerza la marca como empleador.
Además, al centralizar datos en un único sistema, Salesland ha logrado una mejor toma de decisiones basada en métricas fiables y actualizadas.